SharePoint, Teams și OneDrive se completează în Microsoft 365, dar au roluri diferite în organizarea documentelor. Alegerea unui loc potrivit pentru fișiere influențează accesul, continuitatea activității și felul în care utilizatorii găsesc informația. Prin serviciile SharePoint putem defini o structură pornind de la echipe și procese, astfel încât documentele companiei să fie organizate după utilizarea lor.
OneDrive pentru documentele individuale de lucru
OneDrive pentru serviciu este potrivit pentru fișiere gestionate de un utilizator, inclusiv documente în lucru pe care le partajează selectiv. Microsoft îl descrie ca un spațiu personal de lucru în cadrul organizației. Când un document devine parte a activității permanente a unui departament, trebuie discutată mutarea sa într-un spațiu comun cu administrare clară.
Întrebarea utilă este cine trebuie să poată continua activitatea dacă autorul lipsește sau își schimbă rolul. Pentru un contract sau o procedură utilizată de mai multe persoane, răspunsul trebuie transpus în reguli de păstrare și acces.
SharePoint pentru informațiile echipei
SharePoint permite organizarea documentelor în site-uri și biblioteci folosite de echipe. Structura, proprietarii și regulile de partajare trebuie stabilite în funcție de activitate. Pentru o bibliotecă de proceduri putem defini cine publică, cine revizuiește și cine consultă documentele.
Evitați crearea unor copii paralele pentru fiecare departament dacă oamenii trebuie să lucreze pe aceeași informație. Conveniți unde se află versiunea de referință și cum se distribuie legătura către ea. O structură simplă și explicată utilizatorilor este mai ușor de întreținut.
Teams aduce conversația lângă documente
Fișierele încărcate într-un canal Teams sunt stocate în SharePoint, iar cele trimise într-un chat sunt stocate în OneDrive-ul expeditorului și partajate participanților, conform explicațiilor Microsoft. De aceea, un fișier deschis în Teams nu se află neapărat într-un spațiu de stocare separat.
Exemplu orientativ: un angajat pregătește o propunere în OneDrive, echipa dezvoltă documentația într-un spațiu SharePoint, iar discuțiile au loc în canalul Teams asociat. Regula finală trebuie adaptată organizației, inclusiv pentru invitați și informații cu acces restrâns.
Stabiliți regulile înainte de a muta fișierele
Inventariați documentele, desemnați proprietarii și verificați cine are nevoie de acces. Testați structura cu o echipă înainte de extindere. Un ghid intern poate explica unde se salvează o ciornă, unde se publică un document comun și cui se cere modificarea permisiunilor.
Administrarea Microsoft 365 și organizarea documentelor trebuie discutate împreună. Contactați-ne pentru evaluarea structurii folosite de compania dumneavoastră.
Surse: Microsoft: collaboration with Teams, SharePoint and OneDrive · Microsoft: file storage in Teams.