O bibliotecă SharePoint poate conține documente care seamănă ca format, dar sunt folosite diferit. Un contract poate avea dată de expirare și responsabil, în timp ce o procedură are autor și dată de revizuire. Tipurile de conținut permit asocierea unor coloane și șabloane cu o categorie de documente. Merită analizate într-un proiect de organizare SharePoint când aceeași structură trebuie folosită consecvent.
Alegeți categoriile după proces
Discutați ce decizii trebuie luate pe baza fiecărui document. Dacă două categorii au aceleași câmpuri și același mod de lucru, o coloană pentru categorie poate fi suficientă. Un tip separat are sens când se schimbă informațiile obligatorii, șablonul sau modul în care echipa creează documentul.
Păstrați puține câmpuri obligatorii
Pentru o bibliotecă de contracte, puteți începe cu responsabilul, partenerul și data relevantă de revizuire. Includeți un câmp numai dacă echipa știe cine îl completează și cum îl va folosi. Un șablon comun poate ajuta la redactare, iar coloanele permit filtre și vizualizări pentru activități precum urmărirea documentelor care trebuie revizuite.
Un exemplu practic este o bibliotecă în care tipul „Contract” folosește data de expirare, iar tipul „Procedură” folosește data următoarei revizuiri. Persoana care caută contracte nu trebuie să completeze câmpurile destinate procedurilor. Arătați utilizatorilor unde aleg tipul documentului și la ce le folosește fiecare câmp înainte de a face informațiile obligatorii.
Verificați documentele care există deja
Testați noua structură pe un eșantion. Verificați cât efort cere completarea metadatelor și ce faceți cu fișierele pentru care informațiile lipsesc. Permisiunile bibliotecii se planifică separat: clasificarea unui document ca tip de conținut nu stabilește singură cine îl poate consulta.
În test, cereți unui coleg să înregistreze un contract și să găsească apoi toate documentele pe care le are de revizuit. Dacă nu găsește un fișier, verificați dacă lipsește o informație, dacă filtrul este potrivit sau dacă fișierul se află în altă bibliotecă. Această probă arată dacă structura susține activitatea de zi cu zi.
Desemnați un responsabil pentru structură
Stabiliți cine aprobă coloane noi, actualizează șabloanele și explică regulile utilizatorilor. Când mai multe biblioteci au aceleași nevoi, puteți decide ce structură se reutilizează. Citiți și ghidul despre alegerea între SharePoint, Teams și OneDrive. Discutați cu noi despre bibliotecile companiei pentru a identifica o primă categorie potrivită pentru test.
Surse: Microsoft: configurarea tipurilor de conținut în SharePoint Online.